個人情報保護方針（プライバシーポリシー）

個人情報保護方針（プライバシーポリシー）

制定：2005年04月01日
改定：2020年08月24日

トヨタ自動車企業年金基金（以下、「トヨタ基金」）は、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号）および関連する法令等に基づき、「個人情報保護管理規則（2005年4月1日施行）」を作成いたしました。つきましては、同規則第3条第1項の規定に基づき、基金が取扱う個人情報の利用目的、個人情報開示の手続、および個人情報に関する苦情・相談窓口について、下記の通り公表いたします。これら各種事業を健全かつ円滑に遂行していくためには、個人情報を安全かつ正確に取り扱うことが最も重要な事業課題の一つであるとの基本理念のもと、加入員、受給者および職員等の個人情報保護に関わる方針を定め、体系的で全事業活動に統合された個人情報・特定個人情報取扱い基準を策定し、実行し、維持し、及び継続的に改善していきます。

1．個人情報の取得、利用及び提供について

個人情報を取得する場合、可能な限り個人情報の利用目的を特定したうえで適切に取得いたします。個人情報を利用する場合、特定した利用目的の範囲において適切に利用及び提供を行うものとし、目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを阻止する仕組みを講じます。 ただし、法令に基づく場合など、本人の権利や利益、生命、身体を保護するために必要な場合には、本人による同意の有無に関わらず取得、利用及び提供を行うことがあります。

2．法令遵守について

保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するとともに、個人情報・特定個人情報取扱い基準における取組みを適宜見直し、改善していきます。

3．個人情報の漏えい、滅失又はき損などの防止及び是正について

取得した個人情報について、漏えい、滅失又はき損などが生じることの無いよう情報システムなどの安全管理措置を実施することで防止するとともに、監査により不備を発見し継続的に是正をはかります。 また、個人情報の取り扱いを外部に委託する場合は、当基金と同様の個人情報の安全管理がされるよう、委託先を適切に監督いたします。

4．苦情・相談への対応について

本人からの苦情及び相談を受け付ける窓口を常設し対応いたします。下部記載の窓口にお問い合わせ下さい。
なお、苦情及び相談を受け付けた場合、適切かつ迅速に対応するとともに、対応に伴い取得した個人情報については、苦情及び相談に対応する以外の目的で利用及び提供はいたしません。

5．個人情報・特定個人情報取扱い基準の継続的改善について

個人情報保護のための取扱い基準を定め、代表者自ら取扱い基準を見直すことによって継続的に是正及び予防の処置を実施いたします。 また、上記に掲げた方針及びその他個人情報保護に必要な事項については、すべて手順を文書化し実践できるよう取り組みます。

トヨタ自動車企業年金基金
 常務理事　香野　宏幸

個人情報の取扱いに関する公表事項

トヨタ基金が取得する個人情報の取扱いについて、以下のように定めましたので公表いたします。

1．利用目的

区分	目的内容
年金および一時金給付	年金および一時金の支払と管理 年金（一時金）の裁定請求書類の送付 裁定通知、支払通知 源泉徴収票（支払調書）の送付 厚生年金保険受給記録に関する照会（承諾者のみ） 現況届の送付、企業年金連合会・自治体・年金事務所への生存に関する照会 実施事業所・企業年金連合会 へのマイナンバー受領に関する照会 実施事業所・企業年金連合会・年金事務所から提供された情報の管理 退職予定者の年金・一時金（含、退職金、厚生年金額）の試算と案内 注記：トヨタ自動車・健保・基金への提供（退職前） 提供目的 トヨタ自動車・健保・基金における退職時精算、退職関連案内、および退職給付制度の検討・見直し 提供項目 氏名、生年月日、加入者番号、入退社年月日、年金・一時金額、給与履歴、納入掛金 提供方法 電子メール、磁気媒体、帳票 提供の停止 トヨタ自動車・健保・基金への提供を希望されない場合はトヨタ基金までご連絡ください
福祉	ホームヘルプ制度利用者への請求書送付、および補助金の支払 遺児等育英金の支払と管理 遺児等育英制度の定時報告書類送付 融資金の支払と管理 融資決定通知書、督促状の送付 退会金の支払いと管理 実施事業所から提供された福祉に関する情報の管理 会員制保養所から提供された福祉に関する情報の管理
広報	メールによる情報発信 広報誌の送付 （上記1.2.は加入者、受給権者への基金が必要と認める拡充情報や案内を含む）

2．個人情報保護管理責任者の職名および連絡先

個人情報保護管理責任者：常務理事　0565-58-3588（代表）

3.個人情報の取扱いに関するお問い合わせなどについて

1. 開示などの請求手続き

   当基金が保有する開示対象個人情報に関し、本人または本人の代理人は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示など」という。）を求めることができます。
   必要事項を下記の申出先あてにご連絡ください。なお、請求にあたっては、本人確認のための身分証明書などおよび手数料が必要になる場合があります。
   詳細な請求方法につきましては、下記の申出先あてにお問い合わせをお願いいたします。

2. 開示などの請求に関する窓口、必要事項等

   申出先	〒444-2225 愛知県豊田市岩倉町一本松1番地 トヨタ自動車企業年金基金　（電話：0565-58-3588）
   必要事項	開示内容、住所、氏名、電話番号
   本人確認用添付書類	身分証明書、年金証書、免許証、または住民票等の写しで、本人と確認できるもの 代理人の場合は、本人の委任状（署名・捺印）および代理人本人と確認できる上記と同様なもの
   手数料	郵送をご希望の場合は、返信用封筒に必要金額の切手を貼付してください

個人情報に関わる苦情・相談／問い合わせ先

面談の場合	トヨタ基金事務所（コンプライアンス・業務監査室）
書面	〒444-2225 愛知県豊田市岩倉町一本松1番地 トヨタ自動車企業年金基金　コンプライアンス・業務監査室
電話	0565-58-3588
FAX	0565-58-3590
電子メール	tmpf@toyotakikin.jp
受付時間	就業時間内（原則月～金　8:30～17:30　12:00～13:00休憩） 就業日は勤務カレンダーをご覧ください。

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

制定：2016年01月01日
改定：2016年01月18日

トヨタ自動車企業年金基金（以下「トヨタ基金」という。）は、業務を通じて取り扱う加入者、受給者等の個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）並びにトヨタ基金の職員その他従業者の特定個人情報等の適正な取扱いの確保についてトヨタ基金として取り組むために本基本方針を定めます。

特定個人情報等の適切な取扱い

トヨタ基金は、特定個人情報保護管理規則を策定し、特定個人情報等を適切に取扱います。

関係法令・ガイドライン等の遵守

トヨタ基金は、特定個人情報等に関する法令、個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、特定個人情報等を適正に取扱います。

安全管理措置に関する事項

トヨタ基金は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

特定個人情報等の入手

トヨタ基金は、特定個人情報等を原則として実施事業所や企業年金連合会から法律で認められた方法で入手します。

特定個人情報等に関する問合せ窓口

トヨタ基金は、特定個人情報等の取扱いに関する問合せ等に適切に対応いたします。特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記の窓口宛にご連絡ください。

面談の場合	トヨタ基金事務所（コンプライアンス・業務監査室）
書面	〒444-2225 愛知県豊田市岩倉町一本松1番地 トヨタ自動車企業年金基金　コンプライアンス・業務監査室
電話	0565-58-3588
FAX	0565-58-3590
電子メール	tmpf@toyotakikin.jp
受付時間	就業時間内（原則月～金　8:30～17:30　12:00～13:00休憩） 就業日は勤務カレンダーをご覧ください。