個人情報・特定個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

個人情報・特定個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

制定:2005年04月01日
改定:2021年11月01日

トヨタ自動車企業年金基金(以下、「トヨタ基金」)は、個人情報・特定個人情報を安全かつ正確に取り扱うことが最も重要な事業課題の一つであるとの基本的な理念のもと、加入者、受給者及び職員等の個人情報・特定個人情報保護に関わる方針を定め、体系的で全事業活動に統合された個人情報・特定個人情報取扱い基準を策定し、実行し、維持し、及び継続的に改善していきます。

1.個人情報・特定個人情報の取得、利用について

(1)個人情報を取得する場合は、利用目的を特定したうえで適切に取得し、また利用する場合は特定した利用目的の範囲において適切に利用します。
ただし、法令に基づく場合など、本人の権利や利益、生命、身体を保護するために必要な場合には、本人による同意の有無に関わらず取得、利用及び提供を行うことがあります。

(2)特定個人情報を取得する場合は、原則として、実施事業所や企業年金連合会から法律で認められた方法で取得し、適切に利用します。

2.法令遵守について

保有する個人情報・特定個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するとともに、法令等に沿ったトヨタ基金の基準・ルールを制定し、適宜見直し、改善していきます。

3.漏えい、滅失またはき損等の防止及び是正について

取得した個人情報・特定個人情報について、漏えい、滅失またはき損等が生じることの無いよう情報システム等の安全管理措置を実施することで防止するとともに、監査等により是正すべき事象を検出した場合は、適切な再発防止策を講じ安全管理措置の改善を実施していきます。

4.個人情報・特定個人情報取扱い基準の継続的改善について

個人情報・特定個人情報保護のための取扱い基準を定め、代表者自ら取扱い基準を見直すことによって継続的に是正及び予防の処置を実施いたします。

5.苦情・相談・お問い合わせへの対応について

本人からの苦情及び相談を受け付ける窓口を常設し、適切かつ迅速に対応するとともに、対応に伴い取得した個人情報については、苦情及び相談に対応する以外の目的で利用はいたしません。

トヨタ自動車企業年金基金
 常務理事 川上 知紀

個人情報の取扱いに関する公表事項

トヨタ基金が取得する個人情報の取扱いについて、以下のように定めましたので公表いたします。

1.個人情報取扱事業者
事業者名 トヨタ自動車企業年金基金
住所 〒471-0027
愛知県豊田市喜多町二丁目160番地 コモ・スクエア WEST 4F
電話・FAX 電話:0565-37-8080 FAX:0565-37-8081
代表者名 理事長 鬼村洋平
2.利用目的
区分 目的内容
年金および一時金給付
  1. 年金及び一時金の支払と管理
  2. 年金(一時金)の裁定請求書、裁定通知、支払通知、源泉徴収票の送付
  3. 厚生年金保険受給記録に関する照会(承諾者のみ)
  4. 現況届の送付、企業年金連合会・自治体・年金事務所への生存に関する照会
  5. 実施事業所・企業年金連合会へのマイナンバー受領に関する照会
  6. 実施事業所・企業年金連合会・年金事務所から提供された情報の管理
  7. 退職予定者の年金・一時金額(含、退職金、厚生年金額)の試算と案内
福祉
(トヨタファミリーファンド)
  1. ホームヘルプ制度利用者への請求書送付、及び補助金の支払
  2. 遺児等育英金の支払と管理、定時報告書類送付
  3. 遺児等育英制度の定時報告書類送付
  4. 融資金の支払と管理、決定通知書、督促状の送付
  5. 退会金の支払いと管理
  6. 実施事業所から提供された福祉に関する情報の管理
  7. 会員制保養所から提供された福祉に関する情報の管理
広報
  1. メールによる情報発信(トヨタ基金が必要と認める各種情報や案内含む)
  2. 広報誌の送付(トヨタ基金が必要と認める各種情報や案内含む)
  3. 登場者から提供された広報に関する情報の管理
3.開示請求手続きについて

トヨタ基金が保有する開示対象個人情報に関し、本人または本人の代理人は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求めることができます。

必要事項 開示内容、住所、氏名、電話番号
本人確認用添付書類 免許証、または住民票等の写しで、本人と確認できるもの
代理人の場合は、本人の委任状(署名・捺印)及び代理人本人と確認できる上記と同様なもの
手数料 郵送をご希望の場合は、返信用封筒に必要金額の切手を貼付してください
4.苦情・相談/開示請求/問い合わせ先
窓口部署 トヨタ自動車企業年金基金 コンプライアンス・業務監査室
住所 〒471-0027
愛知県豊田市喜多町二丁目160番地 コモ・スクエア WEST 4F
電話・FAX 電話:0565-37-8080 FAX:0565-37-8081
電子メール tmpf@toyotakikin.jp
受付時間 就業時間内(原則、月~金 8:30~17:30 12:00~13:00休憩)

就業日は勤務カレンダーをご覧ください。

 


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