内部統制に関する基準

2015年2月、ルールを守り誠意ある行動をする上での基本的な心構えとして、内部統制の基盤となる「役職員行動規範」及び「役職員行動指針」を策定しました。その上で、内部統制の仕組みと体制を明確にし、内部統制を確実に実施していくための基準として「内部統制システム構築の取組方針」を策定しました。

役職員行動規範

お客様第一

1. 私たちは、お客様第一の精神で、お客様の立場に立って誠意をもって対応し、サービスの向上に努めます。

安心と信頼

2. 私たちは、年金制度がお客様の信頼があってこそ成り立つことを認識し、正確プラス親切イコール信頼の精神のもと安心いただける業務運営を致します。

公平・公正

3. 私たちは、年金制度の運営に携わる者として、常に公平・公正な業務運営に努めます。

使命感・責任感

4. 私たちは、年金記録を正確に管理し、確実に年金をお支払いするという使命感と責任感をもって業務にあたります。

個人情報の保護

5. 私たちは、お客様の大切な年金の情報をお預かりしていることを常に自覚し、個人情報保護を徹底します。

法令等遵守・倫理

6. 私たちは、法令や諸規程などを遵守して業務を執行するとともに、高い倫理観を持って行動します。
(取引先等との交際等に係わる行動指針は別に定める。)

コスト意識と改善意識

7. 私たちは、常にコスト意識を持って業務運営を効率化するとともに、業務品質の維持・向上に向け、絶え間ない改善に努めます。

明るい職場づくり

8. 私たちは、社会的良識に則し、また、人権侵害を許すことなく他人を思いやる気持ちで、職場環境や人間関係をより良いものとするよう努力します。

安全・健康意識の啓蒙

9. 私たちは、職務上の安全・健康の確保を最優先するとともに、トヨタの一員である自覚の下、社会の模範となるよう交通ルールを遵守します。

トヨタ基金役職員の行動指針(取引先等との交際等に係わる行動指針)

トヨタ自動車企業年金基金(以下「トヨタ基金」)の常勤役職員(常務理事をはじめとした全ての常勤役職員、以下「役職員」)は、法令および厚生労働省が公表している「確定給付企業年金に係る資産運用関係者の役割及び責任に関するガイドライン」、トヨタ基金が定めた「理念」・「基本方針」・「規約」・「運用基本方針」および下記の事項を行動の指針として、自己の職責およびトヨタ基金に対する義務を果たすことが期待されている。

  1. 外部の専門家の指導・助言を受ける。  ← 善管注意義務
  2. 役職員は、必要に応じ総幹事年金数理人、運用コンサルタントなど基金外部の専門家の指導と助言を受ける。

  3. 利益相反を回避・開示する。  ← 忠実義務
  4. 役職員は、個人的利益とトヨタ基金の利益が相反する立場に自らを置かないように努め、利益相反が発生した場合もしくは利益相反の発生が第三者から推測される可能性がある場合は、その事実を理事会に報告する。次の場合に、利益相反が発生していると考える。
    「役職員の個人的利益のために、管理運用業務の適正な執行が妨げられていることを許容し、または許容されていると判断できる場合」
    役職員は、管理運用業務の執行にあたって事業主の利益に配慮することが加入者等の利益を犠牲にするような場合には、基金に対する忠実義務に違反することについて、事業主の注意を喚起する。

  5. 取引先等から特別な利益の提供を受けない。  ← 忠実義務
  6. 役職員は、管理運用業務の執行にあたって取引先および将来取引の可能性がある業者(以下「取引先等」)から特別の利益を受けない。ここで「特別な利益」とは、一般の人や一般の場合と比較して有利な条件で与えられる利益または一般の人には与えられない特恵的もしくは独占的利益をいう。例えば、金銭の提供、有利な条件による物品等の譲渡、貸付その他信用の提供または役務の提供が該当する。役職員は、取引先等から飲食の提供などの接待、贈与、恩典、便宜の提供を受けてはならない。ただし、以下のいずれかの基準を満たす場合は、この限りではない。
    ① 事前に「行事計画伺い」等で、常務理事の承認がある場合(飲食の提供)
    ② 金額に換算して1件数千円以下と推定され、社会通念上それによって何らかの義務感が生じると見なされない場合(贈与、恩典、便宜の提供)

    ≪トヨタ基金は、取引先等に対して、本行動指針に抵触する勧誘を行わないように伝えます。≫

    内部統制システム構築の取組方針

    1. 内部統制システム構築に関する基本的考え方
    1. トヨタ自動車企業年金基金(以下「基金」という。)においては、役員及び職員(以下「役職員」という。)がそれぞれの役割に応じつつ、本取組方針に従い、内部統制システムを適切に構築する。
    2. 理事長(常務理事)は、内部統制基本方針等に基づき、内部統制システムを整備するとともに、内部統制基本方針等について、役職員に周知し、その考え方及び取組を組織全体に浸透させる。
    3. 役員(常務理事、理事・事務長)は、内部統制基本方針等に基づき、職員を指揮監督し、担当業務における内部統制システムを整備(仕組みづくり、体制づくり、人づくり)し、運営する。
    4. 職員は、内部統制基本方針等に基づき、自らの業務との関連において、有効な内部統制システムの整備及び運営に努める。
    5. 理事長及び理事会は、内部統制システムが適切に構築され、有効に機能しているかを、監査等により適時適切に把握するとともに、不断の改善を行う。
    6. 基金の各部門は、内部統制システムの整備及び運営について、定められた役割を確実に果たすものとする。コンプライアンス・業務監査室は、内部統制システムの整備及び運営に関して、各部門を統括し、組織横断的な内部統制システムの構築を推進する。
    2. 取組の方針
    (1) コンプライアンス確保

    コンプライアンス(法令、各種規程等を遵守するとともに社会的規範に従うこと)の確保のため、コンプライアンス・業務監査室を設置し、職員行動規範等を策定するとともに、母体関係部署の協力を得て、法令違反に関する通報制度を設ける。
    (内部統制基本方針(1))
    基金においては、コンプライアンス確保を業務運営における重要課題として取り組む。
    ① 基金のコンプライアンスに関する事項について、組織横断的に経営会議において審議を行う。
    ② 基金のコンプライアンス確保のための取組を統括する部署は、コンプライアンス・業務監査室とする。
    ③ 理事会は、「役職員行動規範」を定め、役職員は、これを基本として適正に業務を行う。
    ④ 基金は、年2回「内部統制強化月間」を定め、この中でコンプライアンスに関する具体的な取り組み・改善を行う。
    ⑤ コンプライアンス・業務監査室は、各部門と連携しつつ、コンプライアンス対応の検討指示、モニタリング等を行い、基金業務運営に関して、法令及び諸規則等違反行為の監視を行う。
    ⑥ 役職員の職務上の法令及び諸規則等違反行為を対象とする法令等違反通報制度を設ける。通報された事案を含め、コンプライアンス問題事案については、コンプライアンス・業務監査室において事実関係の調査を行い、関係部署において再発防止の措置を講ずるなど、迅速かつ確実に対応する。
    ⑦ 母体関係部署に、法令等違反通報制度の外部窓口を委嘱し、コンプライアンス確保についての助言や通報の受付を行う体制を整備する。
    ⑧ 基金のコンプライアンス確保の統括責任者はコンプライアンス・業務監査室長とし、各部門におけるコンプライアンス確保の体制整備及び実践の責任者は年金業務課・資産運用課長とする。また、各部門における、コンプライアンス責任者の下でコンプライアンス確保の取組の推進者は各グループ長、主幹、主任とする。
    ⑨ コンプライアンス・業務監査室は、関係部署と連携しつつ、役職員を対象とするコンプライアンス研修を実施する。

    (2) 業務運営における適切なリスク管理

    業務運営における適切なリスク管理のため、リスクアセスメント調査を実施し、業務運営全般に係るリスク管理を行い、経営会議に報告する。
    (内部統制基本方針(2))
    基金においては、業務運営におけるリスク(基金の適正な業務運営を阻害する事象)を網羅的に把握、分析、評価し、その発生や対応について管理する仕組みを構築する。
    ① 基金のリスク管理に関する事項について、組織横断的に経営会議において審議を行う。
    ② 基金のリスク管理のための取組を担当する部署は、コンプライアンス・業務監査室とする。
    ③ 基金は、年2回「内部統制強化月間」を定め、この中でリスク管理に関する具体的な取り組み・改善を行う。
    ④ 基金のリスク管理の統括責任者はコンプライアンス・業務監査室長とし、各部門におけるリスク管理に関する体制整備及び実践の責任者は年金業務課・資産運用課長とする。
    ⑤ コンプライアンス・業務監査室は、各部門と連携しつつ、リスクの把握、分析、評価、対応の検討指示、モニタリング等を行い、基金の業務運営に関して適切なリスク管理を実施する。その際、発生した事件・事故及び事務処理誤りに係る報告や法令等違反通報によるほか、リスクアセスメント調査を実施し、基金の業務運営全般についてのリスクの把握を行う。
    ⑥ 基金の業務運営または組織に重大な影響を与える問題が発生した場合は、理事長(常務理事)を本部長とする「緊急対策本部」を設置し、組織一体となって対応する。

    (3) 業務の有効性・効率性の確保

    業務の有効性・効率性の確保のため、業務の実施に係る判断基準、指揮命令系統並びに責任及び権限を明確にした業務標準書に基づく業務の執行を徹底するとともに、基金の業務運営に関するステークホルダーからの意見を収集し、適切に業務運営に反映させる。
    (内部統制基本方針(3))
    基金においては、コンプライアンス確保及びリスク管理と併せて、業務の有効性・効率性の確保を業務運営における重要課題として取り組む。この際、サービス及び業務運営の改善に向けた組織体制の整備及び取組の充実を図り、お客様に信頼される業務運営を行う。
    ① 基金は、中期計画及び年度計画を策定し、役職員は、これに基づき有効的・効率的に業務を執行する。
    ② 業務の標準化のため、業務の実施に係る手順、判断基準、権限を明確にした業務標準書を整備し、職員は、業務標準書に基づく業務執行を徹底する。
    ③ 業務品質の管理等を担当する部署は、コンプライアンス・業務監査室とする。コンプライアンス・業務監査室は、関係部署と連携し、法令や実務に照らし、また、ITの活用や外部委託の推進等を踏まえながら、適時適切に業務の在り方の見直しを行い、基金の業務について、適正性を確保しつつ、有効化・効率化を進める。また、当該見直しを業務標準書に適切に反映させる。
    ④ ステークホルダーの意見を基金の業務運営に反映させるため、経営会議において審議を行う。
    ⑤ 基金のサービス及び業務運営の改善について、組織横断的に経営会議において審議を行う。
    ⑥ 基金のサービス及び業務運営の改善の取組の担当者として、サービス向上、5S、3行提案、創意くふう提案の推進リーダーを設ける。
    ⑦ お客様の声(お客様から寄せられた苦情、意見、要望等)を基にした基金のサービス及び業務運営の改善の統括責任者は、年金業務課長とし、各部門におけるお客様の声に関する対応の責任者は、サービス推進リーダーとする。
    ⑧ 現場主導のサービス改善の仕組みや、お客様の声を収集し、業務運営に反映させる仕組みを整備し、適切に運用するとともに、その改善を継続的に図る。

    (4) 適切な外部委託管理

    適切な外部委託の管理のため、業務横断的に委託業務の品質を管理する部署が、委託業務を所管する部署とともに、業務の委託の各過程における管理及び監視を行う。
    (内部統制基本方針(4))
    基金においては、基金自らが執行する業務の適正性を確保するほか、委託業者の業務内容を適正に管理・監視して、基金の業務全体の適正性を確保する。
    ① 基金の外部委託について業務横断的な品質管理、分析及び評価等を行う部署は、年金業務課及び資産運用課とする。
    ② 委託業務を所管する部署は、委託先選定時、委託期間中、委託終了後の各時点において、適切に外部委託の管理及び監視を行う。また、年金業務課及び資産運用課は、適切に外部委託の管理及び監視を行う。
    ③ 年金業務課及び資産運用課は、外部委託業務に係る分析及び評価を行い、基金における外部委託の管理水準の向上を図る。

    (5) 情報(IT・文書)の適切な管理・活用

    情報の適切な管理及び活用等のため、文書管理規則及び個人情報保護管理規則等を策定し、当該規則に基づく情報の伝達、保存、管理及び活用を徹底する。
    (内部統制基本方針(5))
    基金においては、個人情報保護の徹底を図るとともに、職務執行に係る情報を適切に伝達・共有・活用、保存・管理、公開する体制を整備する。
    ① 基金イントラネットの活用等により、職務執行に係る情報を役職員間において適切に共有できる体制を整備するとともに、役職員間のコミュニケーションを推進する。
    ② 基金は、文書等の保存・管理について必要な事項を規定した「文書管理規則」を定める。役職員は、当該規則に従い適切に文書等の保存・管理を行う。
    ③ 役職員は、年金個人情報について、確定給付企業年金法の規定に基づき適切に利用する。基金は、年金個人情報その他の個人情報を適切に保護するための取組の指針を規定した「個人情報保護指針」(プライバシー・ポリシー)を策定するとともに、個人情報保護のための体制、方法等を規定した「個人情報保護管理規則」を定める。

    (6) 業務運営及び内部統制の実効的な監視及び改善

    業務運営及び内部統制の実効的な監視及び改善のため、監事による適正で効果的な監査を実施する。また、コンプライアンス・業務監査室は、効果的な内部監査を実施する。これらの監査の結果を踏まえて、各担当部門がその役割に応じながら連携し、業務運営及び内部統制の改善を確実に行う。
    (内部統制基本方針(6))
    基金においては、確定給付企業年金法に基づく監事による監査、及び内部監査が実効的に行われ、監査結果を業務運営に適切に反映するための体制を整備する。
    ① 監事は、確定給付企業年金法の規定等に基づき、適正かつ効果的に監査を実施する。役職員は、監事に対し、監査に必要な情報を報告・提供するとともに、監事からの調査依頼に対し、適切に協力する。
    ② 内部監査部門は、コンプライアンス・業務監査室とし、機動的・効果的に内部監査を実施する。役職員は、コンプライアンス・業務監査室に対し、監査に必要な情報を報告・提供するとともに、コンプライアンス・業務監査室からの調査依頼に対し、適切に協力する。
    ③ コンプライアンス・業務監査室は、年2回の内部統制強化月間における内部監査に加え、日常的にも様々な手法を適時適切に活用し、効果的な監査を実施する。
    ④ コンプライアンス・業務監査室は、業務の有効性・効率性の検証のほか、コンプライアンス確保、リスク管理、ガバナンス、外部委託管理等、内部統制システムの構築に資する事項についての監査も行う。
    ⑤ コンプライアンス・業務監査室は、監査の結果を速やかに理事長(常務理事)に報告する。各部門は、監査結果を踏まえた業務運営の改善を行い、当該状況について、コンプライアンス・業務監査室に速やかに報告する。
    ⑥ 監事及びコンプライアンス・業務監査室は、定期的に意見・情報交換を行うなど、相互に連携する。

    お問い合わせ先[年金業務課 総務G]

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    0565-58-3588

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